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Una Metodología en Dirección de Proyectos para Europa: común, gratuita y libre

por certificacionpm

Gracias a Nicos Kourounakis, PM2 Lead Methodologist y Project Management Methodologist en la Comisión Europea por invitarme a traducir suartículo sobre la Metodología PM2 en Linkedin y solicitarnos su máxima difusión. Always a pleasure Nicos!

 

Los días 1 y 2 de febrero de 2018, la Comisión Europea y El Centro de Excelencia en Dirección de Proyectos (CoEPM2) ofrecieron la Conferencia inaugural PM2. La Conferencia congregó a representantes de Instituciones de la UE, la Administración Pública de los Estados Miembro, practicantes PM2, proveedores de servicios y expertos en la Metodología PM2, con el objetivo de aprender los unos de los otros. En ella se presentó la visión de la Unión Europea sobre una metodología en Dirección de Proyectos para Europa, común, gratuita y abierta. La Conferencia inaugural PM2 fue un éxito rotundo.

Unas semanas después de la Conferencia, conversamos con el Sr. Nikos Kourounakis, Consultor Líder de la Metodología PM2 en el CoEPM2, acerca del pasado, presente y futuro de PM2.

Con la primera conferencia apenas hace unas semanas, ¿puedes compartirnos algunas de tus impresiones sobre la Conferencia y sobre PM2?

La Conferencia fue un éxito absoluto en todos los sentidos. La organización y la acogida fueron excelentes, el programa muy rico en contenido, los ponentes excelentes y los participantes, procedentes de 33 países y 17 organizaciones público-privadas, fueron de gran talla.

El compromiso, entusiasmo y energía positiva de los participantes fue también muy especial, así como la forma en que acogieron la iniciativa, manifestándonos sus ganas de algo nuevo en Dirección de Proyectos, de participar como voluntarios así como de contribuir en la dimensión comunitaria de la iniciativa.

Por último, no sólo fue una Conferencia exitosa, sino que fue muy especial, pues hicimos coincidir a toda Europa en Bruselas para celebrar el 10 aniversario de la metodología PM2!

Para quienes no están familiarizados con la Metodología, ¿podrías decirnos qué es PM2?

PM2 (PM squared) es una Metodología en Dirección de Proyectos desarrollada y apoyada por la Comisión Europea (CE) y utilizada y promovida por muchas Instituciones de la UE. Su propósito es facilitar que los equipos de proyecto puedan gestionar sus proyectos de manera efectiva y entregar soluciones y beneficio para sus organizaciones, partners e interesados.

PM2 es una metodología ligera, fácil de utilizar que recoge las experiencias adquiridas por las Instituciones de la UE tras la gestión de miles de proyectos, iniciativas de cambio, programas y ayudas. Ha sido desarrollada para cubrir necesidades concretas, cultura y restricciones de las Instituciones de la UE y de las Administraciones Públicas. Incorpora elementos de un gran abanico de prácticas aceptadas globalmente en la dirección de proyectos y de metodologías y estándares ágiles, lo que la hace idónea para su uso en cualquier tipo de organización y proyecto.

La primera versión de PM2 se desarrolló, realizándose el primer piloto en 2007-2008, con la ayuda y el apoyo de un gran número de empleados de la CE y de consultores. Diez años después, PM2 se erige como la metodología escogida por la mayoría de las Instituciones de la UE. En resumen, estamos ante un caso de éxito.

¿Cuáles fueron las principales razones por las que se desarrolló la Metodología PM2?

En la últimas décadas hemos visto cómo la Dirección de Proyectos se ha reconocido como un facilitador crítico para el éxito en las organizaciones. Ahora tenemos la certeza de que la inversión realizada en mejorar la dirección de proyectos en el marco de la CE es una buena decisión y una estrategia de valor a largo plazo.

Harmonizar la forma en que gestionamos los proyectos en una organización es siempre un paso importante en el camino hacia la mejora. Dentro de la CE, las recomendaciones de las auditorías internas indicaban una necesidad clara y definitiva de consolidar la variedad de enfoques que se venían utilizando dentro de las semi-independientes Direcciones y Servicios Generales.  La Metodología PM2 se crea con el objetivo de proporcionar un modelo de gobierno de proyecto y de ciclo de vida estándar. Inicialmente recoge un conjunto de actividades de gestión, pautas y plantillas que posteriormente quedarían englobadas por una actitud (mindset) efectiva para los equipos de proyecto.

Pero, habiendo otras metodologías en el mercado, ¿por qué desarrollar PM2?

Para cualquiera que haya estado implicado en la implantación de una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) y la aplicación de metodologías dentro de una organización sabe que seleccionar y adaptar metodologías de terceros puede resultar complejo es muchos aspectos (particularmente en un entorno como el de la CE). También es una realidad que se hace presente en organizaciones con un gran número de interesados, áreas de negocio y procedencia (por ejemplo, políticas, TI, gestión de subvenciones…).

Son estas dificultades, además de un análisis que implicó a una gran variedad de empleados de la CE y de consultores, lo que fundamentó la decisión tomada hace una década, para desarrollar una metodología adaptada a las necesidades específicas, a la cultura y restricciones de las Instituciones de la Unión Europea y de las Administraciones Públicas.

Desde entonces, PM2 ha evolucionado hacia la metodología que es hoy en día, integrando lecciones aprendidas de la CE y de otras Instituciones de la UE, así como de las mejores prácticas reconocidas a nivel global, dando lugar a una publicación titulada PM2 Methodology Guide. El resultado es una metodología sencilla, intuitiva y tremendamente poderosa idónea para cualquier tipo de organización y proyecto.

¿Cuáles son algunas de las fortalezas de la Metodología PM2?

Se trata de una Metodología sencilla pero completa. Aunque propone algunas actividades de gestión únicas, su punto fuerte reside en la forma en que se presentan paquetizadas las mejores prácticas en Dirección de Proyectos a los usuarios o a los equipos de proyecto. Ello se consigue de forma efectiva proporcionando por separado, las siguientes publicaciones : 1. una guía sobre cómo utilizar el método, 2. las herramientas y técnicas y 3. los artefactos o plantillas.

A menudo, los marcos de trabajo en dirección de proyectos asumen que los proyectos se gestionarán en organizaciones proyectizadas. Sin embargo, éste no es el caso de la mayoría de las Administraciones Públicas y de las Instituciones Europeas, así como tampoco lo es en otras grandes organizaciones con estructuras funcionales jerárquicas. PM2 reconoce este contexto y mediante la asignación de roles de proyecto claros y responsabilidades a las jerarquías funcionales, mitiga el conflicto de tener que ir trasladando el poder del proyecto y la toma de decisiones a su propia dinámica de gobierno. Es por ello que PM2 es ideal para la gestión de proyectos en organizaciones matriciales.

En lo que se refiere específicamente a fortalezas, me gustaría destacar 3 aspectos de la metodologías: su estructura de gobierno, el modo de pensar PM2 (PM2 mindset) y el énfasis en la gestión efectiva de las actividades de transición e implementación de negocio. Entrando algo más en detalle, el poderoso modelo de gobierno PM2 propone una serie de roles formales en la gestión y asigna claramente las responsabilidades en la gestión a cada uno de los roles, su mindset se traduce en una serie de actitudes y comportamientos por parte del equipo, que ayudan conseguir los objetivos del mismo, y las actividades de transición e implementación en el negocio constituyen un área en mucho casos olvidada en las metodología de gestión de proyectos.

¿Reconoces algunas debilidades en la versión actual de la Metodología PM2?

Todo el mundo tiene sus fortalezas y debilidades y PM2 ¡no es una excepción! Sin embargo, a día de hoy, cualquier “debilidad” es también parte del balance positivo que ofrece la Metodología PM2.

Permíteme que destaque algo relacionado con la forma en que se presenta la metodología en sus publicaciones y específicamente sobre la brevedad de la Guía PM2 y del lenguaje tan sencillo que utiliza.

Las Publicaciones PM2 son relativamente livianas, por ejemplo, la Guía PM2 presenta toda la metodología en sólo 80 páginas más los apéndices. Y aunque menos es más, se trata de un rasgo único en el mercado de las publicaciones en dirección de proyectos y ello implica algunas concesiones. No quiero decir que la brevedad implique un problema. De hecho, creemos que el valor de una metodología reside en su capacidad para añadir valor a sus usuarios, dejándola “lista para uso”, lo que se traduce en que efectivamente, se utiliza. Por ello, “los métodos super completos y altamente descriptivos” son actualmente inútiles si no se utilizan o si no se utilizan de forma correcta.

Esta es la razón por la que PM2 evitó deliberadamente convertirse en una “enciclopedia” de todo lo que tienes que saber sobre gestión de proyectos. En vez de ello, PM2 se ha escrito teniendo en cuenta a sus usuarios, desde su perspectiva y cubriendo sus necesidades. Pretende presentar algunas mejores prácticas, básicas y otras no tanto, de forma sencilla y no intimidatoria, lo cual animará a los usuarios a utilizarlas en sus proyectos.

Con este objetivo, reflexionamos cuidadosamente sobre lo que necesitábamos realmente incluir y el nivel de abstracción al que llegaríamos. El estilo utilizado apoya este concepto pues PM2se ha escrito según lo que entendemos en las Instituciones Europeas como “Euro-English”, es decir, Inglés básico, sencillo, compacto, al grano y libre de expresiones idiomáticas o un vocabulario sofisticado.

Aunque hemos recibido mucho feedback que confirma que la simplicidad y usabilidad de la Guía PM2 no compromete su efectividad, la falta de análisis detallado sobre algunos aspectos de la Dirección de Proyectos podría requerir que algunos de sus usuarios buscasen también información adicional en otras publicaciones en dirección de proyectos (realmente hay algunas muy buenas en el mercado).

El valor de una metodología reside en su habilidad para añadir valor a sus usuarios, lo cual se consigue cuando está “lista para ser usada” y realmente se utiliza.

¿Hay planes para desarrollar un paso más la Metodología PMen un futuro próximo?

Publicamos la Guía de la Metodología PM2 en abierto, la primera vez en noviembre de 2016 en la librería de la UE. Era la “v.09, Final Public Draf”, que permitió a la comunidad proporcionarnos feedback y correcciones.

Ahora, planeamos publicar la PMGuide – Open Edition v.1 en la primera mitad de 2018, junto con la primera versión de nuestra Guía PMAgile.

A partir de entonces adquirimos el compromiso de ir abriendo todas nuestras publicaciones con la misma licencia libre a todo el mundo. Ello incluirá nuestras Guías para uso de las Plantillas PM2, una serie de publicaciones relacionadas con las herramientas y técnicas PM y una guía de alto nivel para la gestión de Programas y Portafolios PM2.

Quiero dejar bien claro que todas nuestras publicaciones PM2 se publicarán con licencia “open source”, lo que esperamos que anime a la comunidad PM2 a reutilizarlas, cambiarlas, mejorarlas y compartir sus cambios y mejoras.

¡La información “quiere ser libre”, por ello nosotros ponemos de nuestra parte compartiéndola!

¿Cuál es el uso actual de la Metodología PM2 dentro de la Comisión Europea y de las Instituciones Europeas?

PM2 ya se la están utilizando la Comisión Europea, el Consejo de la Unión Europea, el Banco Central Europeo, el Banco Europeo de Inversiones, el Comité de las Regiones, el Servicio Europeo de Acción Exterior, el Tribunal de Justicia Europeo, el Parlamento Europeo (PM2-ENgageGen), y muchos Servicios de la CE y Agencias dela UE.

Aunque desconocemos cuántos proyectos se están gestionando con PM2, sabemos que son un gran número de proyectos incluidos proyectos TI, de cambio organizacional, del sector inmobiliario y construcción, conferencias o incluso proyectos sobre políticas, los que están utilizando la metodología PM2.

También, el numero de descargas de nuestras publicaciones, el número de requerimientos de apoyo que recibimos y el aumento exponencial de cursos de formación y certificaciones de instituciones dentro de la UE nos permiten afirmar que la adopción de PM2 y su uso están creciendo rápidamente, de hecho, podemos decir que PM2 es de facto, la Metodología en Dirección de Proyectos de las Instituciones de la UE.

 

¿En qué consiste la iniciativa OPEN PM2 y cuál es la razón de ser de su lanzamiento?

Aunque PM2 se desarrolló inicialmente para abordar necesidades internas, el hecho de que estuviese tan bien documentada, hubiese sido testada y se pudiese utilizar con un mínimo de adaptación (tailoring), lo que reducía costos y tiempo, hizo que se extendiese más allá de la CE.

Presentada en DIGIT en 2016 y apoyada por el Programa ISA2 (Interoperability Solutions for Public Administrations), la iniciativa Open PM² Initiative tiene el objetivo de extender la Metodología PM2 y sus beneficios más allá de los interesados y usuarios de su objetivo inicial dentro de los Directores de Proyecto de la CE.

La Open PM2 Initiative proporciona un acceso abierto a las metodología de Dirección de Proyecto PM2 a todos los Ciudadanos, proveedores, Administraciones de los Estados Miembro, negocios y Ciudadanos de la UE.

Open PM2 puede ayudar a establecer procesos de Dirección de Proyectos comunes así como un lenguaje común para los proyectos dentro de las organizaciones. Por ello, tiene el potencial de impulsar la efectividad, eficiencia y ratios de éxito de los proyectos en Europa. Puede actuar como un catalizador para la modernización de la Administración Pública Europea e incrementar la madurez en la gestión de proyectos dentro de la UE.

Creemos que la prosperidad en Europa depende de la eficiencia y eficacia con que sus Instituciones lideran e implementan el cambio y colaboran entre ellas, con los Estados Miembro y con los proveedores de servicios.

La visión Open PM2 está ahí para permitir una mejor Dirección de Proyectos dentro de la Unión Europea y para establecer un lenguaje común en Dirección de Proyectos dentro y entre las organizaciones, junto con un gobierno común, procesos y plantillas documentales.

PM2 es una buena lección para el uso de elementos gratuitos y libres para explotar sinergias, y ahorrar tiempo, recursos y costes totales de propiedad.

¿Cómo puede la Metodología PMayudar a mejorar y gestionar los proyectos subvencionados por la UE? ¿Hay un mapa de ruta trazado?

Si concedemos a los proyectos financiados por la Comisión Europea el papel importante que desempeñan, teniendo en cuenta que suponen casi el 80% de los fondos de la UE, PM2 quiere contribuir a mejorar la competencia en la dirección de proyectos y a la eficiencia y éxito de los mismos permitiendo un mejor seguimiento y control de los proyectos financiados por las UE y de las ayudas.

Con este objetivo en mente, estamos trabajando muy de cerca con gestores de proyecto, integrando PM2 en su día a día en la gestión. El beneficio y valor para los beneficiarios que son por lo general un consorcio entre el ámbito académico y el sector industrial o consultores de toda Europa está claro en la adopción de un enfoque común. Nuestra voluntad de compartir libremente una metodología recomendada que la Comisión entiende y reconoce de gran valor, puede crear beneficios adicionales numerosos en la forma en que un consorcio se organiza y mejora la eficiencia en la colaboración al tiempo que se convierte en una metodología común para las personas implicadas. También se reforzará en el futuro con la colaboración entre las instituciones

¿Cree usted que la formación PM2 y su certificación se abrirá a beneficiarios y contratistas en un futuro cercano?

Las Certificaciones Profesionales son populares entre los profesionales y juegan un papel importante tanto como incentivo para explorar un conocimiento en profundidad sobre un tema como por el reconocimiento del tiempo y esfuerzo invertidos que suponen.

En el momento actual, las certificaciones PM2 sólo están disponibles para empleados de las instituciones de la UE y para algunas categorías de proveedores de Servicio que trabajan desde estas instituciones. Los programas de certificación internos se llevan a cabo desde 2012 y los ofrece Prometric, un proveedor global de test en ordenador y servicios de evaluación.

A la luz de las numerosas peticiones para obtener la certificación PM2, está claro que la certificación se extenderá a personas más allá de las Instituciones de la UE en un futuro próximo. También estamos viendo formas de extender el acceso a las certificaciones a los propios Estados Miembro.

En relación a la formación, no hay que olvidar que el material Open PM2 publicado, puede obtenerse gratuitamente para crear programas de formación y ofrecer servicios de consultaría, el único requerimiento es que se indique la fuente. Algunos proveedores ya ofrecen tanto formación como consultoría.

Por nuestra parte, continuaremos animando, promocionando y facilitando estas iniciativas liderando y promocionando nuestra visión de PM2.

 

Y ¿qué es lo próximo? ¿Tenemos alguna otra conferencia o alguna actividad a la vista?

Las instituciones de la UE está comprometidas con la provisión de liderazgo y apoyo a PM2, una visión crucial para el futuro de Europa. El constante apoyo de directores senior se demostró claramente en el nivel de apoyo político recibido en la Conferencia PM2 así como en el entusiasmo de sus asistentes, entusiasmo también mostrado por la Comunidad Open PM2 y los Estados Miembro.

Los objetivos de la Conferencias PM2 2018 versaban en dos frentes: proporcionar a los participantes la visión de cómo las Instituciones de la UE están invirtiendo en una mejor dirección de proyectos para el beneficio de Europa y de sus ciudadanos, así como reforzar el compromiso claro de las instituciones hacia la Dirección de Proyectos y hacia la iniciativa Open PM2.

Está en nuestro objetivo establecer esta conferencia como un evento recurrente para la UE y para el Project Management. Por supuesto, en nuestro esfuerzo en alinear nuestra estrategia con los intereses y necesidades de Open PM2 y de una comunidad de PM más amplia, también contamos con iniciativas, feedback, ideas y contribuciones de nuestra comunidad.

 

¿Cómo se coordinará a la Comunidad? ¿Cómo pueden contribuir sus miembros?

El modelo Open PM2 está inspirado en la comunidad open source y en la licencia Creative Commons.

Nuestro objetivo es poner en contacto a toda la comunidad Open PM2 y facilitar el compartir de conocimiento y experiencias conectando a practicantes PM2, formadores, expertos, con directores de proyecto comprometidos tanto en el sector público como en el privado, de todos los Estados Miembro.

Coordinaremos la comunidad mediante una plataforma online, que facilitará la creación de la comunidad, la comunicación y colaboración, permitiendo aportar propuestas para mejora y desarrollo de la comunidad de manera orgánica, al mismo tiempo que se beneficia del liderazgo que podemos proporcionar en este área.

La Metodologías Open PM2 crecerá libremente en múltiples direcciones. En sus estadios iniciales al menos, el CoEPM2 será responsable de integrar estos desarrollos en la Metodología base.

¿Algún mensaje especial?

Me gustaría invitar a todas las personas interesadas en tener un impacto en la evolución de la Dirección de Proyectos a que se impliquen en la Comunidad Open PM2. Vuestro apoyo y feedback es importante.

Juntos podemos conseguir nuestro objetivo de una Europa mejor, una Europa más orientada a proyectos apoyada por una Metodología en Dirección de proyectos, compartida, libre y gratuita.

 

Traducción: Claudia Alcelay 

Muchas gracias Nicos Kourounakis, PM2 Lead Methodologist y Project Management Methodologist en la Comisión Europea, por permitirme traducir y difundir esta entrevista tan interesante para nuestros lectores.