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Metodología PM2. Metodología + Herramientas + Plantillas

por certificacionpm

Hace unas semanas compartimos algunos artículos relativos a la Metodología PM2 promovida por la Comisión Europea:

Esta semana aportaremos una visión sobre la configuración teórico-práctica de la certificación PM2 y cómo podemos estudiarla y aplicarla con los materiales que a día de hoy y en su versión PM2 V2.5 disponemos.

Para aprender cómo aplicar PM2, tendremos que conocer 3 manuales:

  • Guía de la Metodología de Dirección de Proyectos (Project Management Methodology Guide)
  • Herramientas y Técnicas de Dirección de Proyectos (Project Management Tools and Techniques)
  • Plantillas (Artefacts Templates)

La Metodología

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La esencia el cuerpo metodológico de PM2 consiste en un libro de cerca de 140 páginas que proporciona una estructura para la gestión y gobierno de los proyectos. Fácil y ligera de implementarse, hace posible que sea el propio equipo del proyecto el que la adapte a sus circunstancias. Ha sido desarrollada teniendo en cuenta las necesidades planteadas en las Instituciones Europeas e incorpora mejores prácticas de todo el mundo. La metodología sirve como punto de partida tanto para Directores de Proyecto que se están iniciando y que quieren conocer sobre la certificación, así como para Directores más experimentados que quieran implementar PM2.

Resulta de interés porque supone un punto de partida común para los directores de proyecto, más allá del país en que se encuentren o sus experiencias previas. Ideal para proyectos internacionales, la metodología proporciona un vocabulario común lo que mejora las comunicaciones en el proyecto y la aplicación de los conceptos relativos al mismo. Sirve también de punto de enlace con el PM2 Agile y con los modelos de Gestión del Porfolio de Proyectos PM2 así como con los recursos PM2 (recursos online, plantillas de artefactos y técnicas y herramientas).

 

Plantillas (artefacts templates)

 

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Una vez que conocemos en qué se sustenta PM2, su base conceptual, tenemos que aterrizarlo conociendo las plantillas que nos ayudaran a ello. Estas plantillas se van actualizando con las sucesivas versiones de PM2. Muy recomendable si estás iniciándote en la Dirección de Proyectos. Entra en cada una de ellas y comprende el contenido que deben incluir y por qué es importante.

Las plantillas quedan agrupadas según pertenezcan a las diferentes fases del proyecto. Así,

Initiating Phase Fase de Inicio
1. Project Initiation Request 1. Solicitud de inicio del proyecto
2. Business Case 2. Caso de negocio
3. Project Charter 3. Acta de constitución
Planning Phase Fase de planificación
1. Project Handbook 1. Manual del proyecto
2. Project Stakeholder Matrix 2. Matriz de interesados del proyecto
3. Project Work Plan 3. Plan de trabajo del proyecto
4. Business Implementation Plan 4. Plan de implementación del proyecto
5. Transition Plan 5. Plan de transición
6. Risk Management Plan 6. Plan de gestión de riesgos
7. Issue Management Plan 7. Plan de gestión de incidencias
8. Project Change Managment Plan 8. Plan de gestión del cambio
9. Quality Managment Plan 9. Plan de gestión de la calidad
10. Communications Management Plan 10. Plan de gestión de las comunicaciones
11. Deliverables Acceptance Managment Plan 11. Plan de gestión de la aceptación de los entregables
12. Outsourcing Plan 12. Plan de externalización
Executing Phase Fase de ejecución
1. Meeting Agenda 1. Agenda de la reunión
2. Minutes of Meeting(s9 (MoMs) 2. Minutas de la reunión
3. Project Status Report 3. Reporte de estado del proyecto
4. Project Status Report EVM 4. Reporte de estado del proeycto (EVM)
5. Project Progress Report 5. Reporte de progreso del proyecto
6. Change Request Form 6. Formulario de requerimientos de cambio
Monitor and Control Phase Fase de monitoreo y control
1. Risk Log 1. Registro de riesgos
2. Isue Log 2. Registro de incidencias
3. Decision Log 3. Registro de decisiones
4. Change Log 4. Registro de cambios
5. Phase-Exit Review Checklist 5. Lista de control de salida de fase
6. Quality Review Checklist 6. Lista de control de revisión de la calidad
7. Deliverables Acceptance Checklist 7. Lista de control de aceptación de entregables
8. Transition Checklist 8. Lista de control de transición
9. Business Implementation Checklist 9. Lista de control de implementación del negocio
10. Stakeholders Checklist 10. Lista de control de interesados
Closing Phase Fase de cierre
1. Project-End Report 1. Informe de cierre del proyecto

 

Herramientas y técnicas

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Una vez que conocemos en qué se sustenta PM2, su base conceptual así como las plantillas vinculadas a cada fase, nos serán de gran las herramientas y técnicas de gestión concretas. Éstas quedan recogidas en un tercer libro, complementario a los anteriores. La relación de herramientas presentadas no pretende ser exclusiva y por tanto puedes ampliarla con otras herramientas que tú conozcas. Cada una de las herramientas y técnicas está vinculada a un área de conocimiento y en la versión actual quedan recogidas de esta forma:

Benefit Realization and Measurement Realización y medida del beneficio
Project   Reviews and Internal Audits Revisión del proyecto y auditorías internas
Requierements Gathering and Management Recogida y gestión de requisitos
Time Management Gestión del tiempo
Resource Management Gestión de recursos
Stakeholders Communication Comunicación de los interesados
Stakeholders Management Gestión de interesados
Communication Management Gestión de las Comunicaciones
Requirements Management Gestión de requisitos
Progress Reporting Reporte de progreso
Scope Management Gestión del alcance
Planning Management Planificación
Control Management Control
Managing Project Finances Gestión de las finanzas del proyecto
Monitoring and Control Monitoreo y control
Project Risk Identification Identificación de los riesgos del proyecto
Project Risk Management Gestión de los riesgos del proyecto
Quality Management Gestión de la calidad
Procurement Management Gestión de las adquisiciones
Quantitative Risk Analysis Análisis de riesgos cuantitativos
Knowledge Management Gestión del conocimiento
Lessons Learned Lecciones aprendidas

¿TE GUSTARIA VERLO CON UN EJEMPLO?

Hace unas semanas publicamos el artículo sobre Roles en PM2. Veamos cómo tendríamos que estudiarlos:

1. Entendamos el concepto

Para ello hemos de conocer perfectamente el documento Metodología en Dirección de Proyectos PM2. En el caso del artículo que presentamos nosotros, incidíamos en los roles y su distribución en las capas del proyecto, si eran roles internos o externos, si tenían una función clave o dependían del proyecto, si eran roles individuales o en grupo…. Ello nos permitió entender la lógica del concepto dentro de la metodología PM2. No obstante PM2 no se queda en una dimensión teórica sino que dispone de dos publicaciones complementarias que nos ayudan a aplicar la teoría.

2. Tomemos conciencia del papel de los roles en el conjunto de un proyecto

Analizando el libro Plantillas (Artefact Templates) y dentro de él cada fase, detengámonos en cada una de ellas y veamos cómo intervienen los roles:

  • En la Fase de inicio: en la Solicitud de inicio del proyecto, en el Caso de Negocio y en el Acta de Constitución del proyecto los roles del mismo juegan un papel determinante. Se trata de una aproximación de carácter descriptivo, de ahí que tengamos que tener tan claros los roles desde un punto de vista metodológico.
  • En la Fase de planificación: vemos que en todos los planes así como en el Manual del Proyecto y en la Matriz de interesados del proyecto, los roles son decisivos. Pero el enfoque de los mismos adquiere un carácter más estratégico, integrador, teniendo en cuentan papel que cada uno desempeña y planificando acorde a esa información.
  • En la Fase de Monitoreo y Control los roles adquiere importancia desde el punto de vista de las comunicaciones, de la transparencia.
  • En la Fase de cierre, tendremos en cuenta a los interesados desde una evaluación de cómo han sido gestionados, cualquier conflicto que haya surgido, cómo ha sido el desempeño del equipo…

Toda esta información parte del cuerpo teórico pero se concreta en cuanto tenemos un conocimiento de las plantillas (artefactos) del proyecto y la información que requerimos para cada una de ellas.

 

3. APLIQUEMOS HERRAMIENTAS

Vayamos ahora al libro Herramientas y Técnicas de Dirección de Proyectos. Como ya hemos dicho, éstas se encuentran clasificadas según el área de conocimiento a que hacen referencia. A priori hay 3 áreas que se vinculan con la gestión de los interesados:

  • Comunicación de los interesados
  • Gestión de los interesados
  • Gestión de requisitos

Las 3 herramientas que más pueden ayudarnos a trabajar los roles en un proyecto y que se vinculan con las áreas anteriores serán:

  • El Modelo FSNPA de desempeño del equipo (Modelo Tuckman)

Tuckman, PM2, PMP

  • La comunicación efectiva

Effective_communication, PM2, PMP

  • La Matriz de interesados del proyecto (PSM)

Stakeholdermatrix, PM2, PMP

 

Recuerda: el uso de plantillas y herramientas no es secuencial sino que ha de hacerse de manera iterativa.

 

CONCLUSIÓN

Si estás gestionando los roles en tu proyecto y no sabes cómo comenzar, primero asegúrate de que entiendes qué son los roles en la metodología PM2, luego toma conciencia de en qué documentos tienes que reflejar tu relación con ellos y no olvides que cuentas con varias herramientas que te pueden ayudar con ello. 

 

 

Puedes ampliar esta información en la comunidad PM2, en el project wiki o en la página del producto.