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La comunicación en la certificación PM2: Matriz de los Interesados en el Proyecto

por certificacionpm

Hace unas semanas que venimos compartiendo algunos artículos relativos a la Metodología PM2 promovida por la Comisión Europea:

Esta semana nos centramos en una herramienta que ya hemos mencionado en relación a los interesados: la Matrix de los Interesados en el Proyecto. Se trata de una de las múltiples herramientas proporcionadas por la Metodología PM2, vinculada al área de conocimiento de Gestión de los Interesados y al output Project Handbook.

Lo que nos resulta interesante de ella es lo siguiente:

  1. Se trata de una visión personal, desde la dirección de proyecto, sobre sus interesados. Debe por tanto mantener su carácter confidencial y no aparecer en ningún repositorio público del proyecto.
  2. Es un documento de gran utilidad en caso de un cambio de dirección del proyecto.
  3. La distribución de los interesados conserva la estructura de Capas del negocio lo que imprime cierto carácter de orden y visión global de los interesados, de los que a priori y sin más información, simplemente por su vinculación con una u otra capa, sabemos mucho.

 

Cómo se utiliza esta matriz

1. Primero comprende el significado de los interesados en PM2, en la Project Management Methodology Guide

Conoce los roles por capas de negocio y su implicación en cada área de conocimiento. Aunque parece complicado, realmente la lógica de las capas ayuda mucho a saber hasta dónde puede influir un interesado y en qué momentos interactúa con el resto de interesados.

Adjunto la Matriz Consolidad de Asignación de Responsabilidades (RAM/RASCI). En el momento que conozcas las responsabilidades de cada interesado en PM2, podrás implementarla en tu proyecto.

Consolidated Resposibilities Assignment Matrix, PMI, PM2, PMP2. Analiza la siguiente herramienta

 

Stakeholdermatrix, PM2, PMP

  • Cumpliméntala y define cuántos interesados muy relevantes tienes en tu proyecto. Entre 3 y 5 estaría bien.

3. Proporciona información sobre los stakeholders más relevantes.  (Plantillas (Artefacts Templates))

  • Para cada interesado (de 3 a 5) cumplimenta la plantilla siguiente

Stakeholder, matrix, PM2, PMP, PMI

  • Sección Información Personal. Ten cuidado porque incluye información como nº de teléfono, mail… Gestiónala acorde a la Ley.
  • Sección Implicación en las Fases del Proyecto. Tiene el objetivo de que comprendas que no todos los interesados influyen o intervienen de la misma manera en todas las fases. Ello te da la opción de centrar tu energía en otras necesidades del proyecto buscando el equilibrio con la gestión de los interesados.
  • Sección Preferencias de Comunicación. Dependiendo del grado de influencia, poder y legitimidad de los interesados decidirás una frecuencia en la comunicación, el medio… Ello también estará condicionado por las preferencias del interesados. Recuerda que la comunicación en un proyecto ha de ser bidireccional.
  • Sección Influencia. Directamente ligada con la anterior, indicarás para cada interesado analizado su grado de poder, su interés en el proyecto o su nivel de influencia. Adjunto imagen de un Modelo de Prominencia que contempla cómo se vinculan las 3 variables relativas a la influencia. ¿Te dan una pista de cómo gestionar a los interesados?

modelo de prominencia, PM2, PMP, PMI

 

  • Sección Apetito de Riesgo. Especialmente relativas a la triple restricción (costos, tiempo y alcance) se pide que definamos el apetito de riesgo de los interesados. Entendemos por Apetito de riesgo el grado de incertidumbre que una entidad está dispuesta a aceptar, con miras a una recompensa.
  • Sección Inquietudes y Necesidades. En esta sección se expresan comentarios recibidos por los interesado o temas que nos preocupen.
  • Sección Detalles. Todo lo que nos ayude a conocer mejor a un interesados, sus gustos, preferencias, deportes favoritos… puede ir en esta sección.

 

4. Protege el documento

Hemos dicho que se trata de un documento confidencial y además como has podido ver, incluye información personal. Por ello mantenlo a buen recaudo, con clave, evitando servidores generales…

 

 

Puedes ampliar esta información en la comunidad PM2, en el project wiki o en la página del producto.