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Hacia el compromiso y más allá… el concepto de accountability

, por certificacionpm

Ser miembro de un proyecto es una aventura que puede o no ser lo esperado pero en todos los casos somos las personas las que hacemos que el viaje merezca o no la pena. 

El Departamento de Software de la Universidad Carnegie Mellon desarrolló un modelo de madurez en habilidades personales con el objetivo de apoyar a las organizaciones en su proceso de dirigir profesionales. Uno de los parámetros con los que trabaja esta Universidad es enfocar siempre la labor directiva dentro del contexto de la empresa en cuestión. Al igual que en la Carnegie, en empresas como Indra, Toyota o General Electrics la integración de las labores de dirección de un proyecto en la estrategia de la empresa son su elemento diferencial. Una realidad que ha dado muy buenos frutos. Para dirigir, ya no es suficiente con disponer de habilidades técnicas, es necesario conocer la empresa.

Históricamente han sido muchas las empresas que han introducido prácticas organizativas dentro de sus procesos de gestión, no obstante, en la actualidad se observa una necesidad de que sean además los propios empleados quienes enfoquen sus roles y responsabilidades dentro del contexto de la empresa en que están. De hecho, en un entorno altamente competitivo, conseguir talentos con habilidades técnicas ya no es suficiente. Es esencial que un profesional disponga de las habilidades de negocio necesarias que le permitan tomar decisiones más allá de las técnicas, pero alineadas con su organización.

Dado que el componente humano del proyecto no sólo se circunscribe a su equipo, sino también al propio director, los interesados, otras empresas y profesionales o asociaciones que en momentos concretos forman parte del mismo, todas ellas habrán de estar alineadas con los objetivos de la empresa con la que se vinculan y en especial con los del proyecto en el que toman parte o tienen algún interés. Es necesario que toda persona involucrada en un proyecto piense en términos de organización global del mismo, que asuma el reto de formar parte de una organización que trasciende su esfera individual pero al mismo tiempo sea consciente de su papel individual, como profesional. El cliente, los consultores, el departamento de compras o los proveedores, entre otros, deben sentirse parte de un único proyecto.

Esta no será tarea sencilla pues cada entidad maneja diferentes niveles de autoridad y representación. Ello implica tanto para un director de proyecto como para un miembro de equipo:

  • Entender la empresa en que se desarrolla el proyecto
  • Preguntar para comprender
  • Ver más allá de uno mismo
  • Reconocer el trabajo propio y el de otros
  • Permanecer alerta por si se percibe un peligro o una oportunidad para el proyecto
  • Potenciar la participación y la comunicación

Formar parte de un proyecto significa adquirir un compromiso con sus objetivos

Accountability: compromiso y responsabilidad personal con un toque de ilusión. 

Un término anglosajón que se utiliza con frecuencia no sólo en el ámbito de los proyectos sino también en la Administración Pública y en el contexto de empresas comprometidas es de “accountability”. El hecho de que no sólo somos responsables de las tareas y funciones que se nos asignan sino que “nos responsabilizamos” de ellas.

Se trata a de un matiz lingüístico que aporta compromiso, responsabilidad personal, implicación con nuestro trabajo e ilusión por lo que hacemos. Todo ello llevado al contexto de un proyecto nos acerca a su éxito.

Si nos fijamos en el factor humano de cualquier proyecto, más allá de las destrezas técnicas requeridas, parece fundamental que las personas que configuran sus equipos estén comprometidas con sus objetivos. De hecho, si fueses el director de un proyecto, ¿cuál sería el perfil profesional que más valorarías, el de un profesional orientado a resultados o a tareas? Una orientación a resultados puede requerir en muchos casos un cambio de cultura significativo y una atención especial a quien está acostumbrado a trabajar de forma operativa.

La orientación a resultados requiere de un cambio de cultura significativo.

Siendo responsables de nuestras tareas seremos profesionales de alto valor para el proyecto. Si además nos comprometemos con el proyecto integrándolo en la estrategia de empresa, nos convertiremos en profesionales imprescindibles para el mismo.

Pautas para hacer que los equipos e interesados del proyecto se comprometan

Definir el equipo y la responsabilidad de cada profesional implicado en el proyecto

Por lo general cada uno de nosotros tenemos un amplio conocimiento de nuestra parcela de trabajo pero no en pocas ocasiones carecemos de una panorámica completa de cómo incide nuestro trabajo en la empresa, en sus objetivos, rentabilidad o incluso continuidad. Qué decir del trabajo de nuestros compañeros, otros departamentos o divisiones. Nos quedan tan lejanos que difícilmente podemos hacernos una idea de cómo ellos afectan al negocio.

Como directores de proyecto nos corresponderá definir los roles y tareas de cada implicado en el proyecto e informar sobre ello. Esta labor es esencial para que los miembros del equipo se sientan tranquilos y trabajen desde la serenidad que aporta el saberse reconocido.

Identificar e implicar al cliente, al usuario final y a todo agente interesado en el proyecto

Un proyecto va mucho más allá del equipo que lo ejecuta. Son parte de él, el cliente, el patrocinador, tal vez una asociación vecinal que se ve comprometida por su desarrollo, un ayuntamiento o un medio de comunicación, por citar tan sólo algunos ejemplos.

Lo cierto es que en estadios iniciales del proyecto es necesario identificar a todos estos agentes que lo forman. Bien es cierto que no todos tendrán en mismo papel en el proyecto o no durante todo su tiempo de ejecución, pero sí es preciso que identifiquemos a todos ellos con el objetivo de poder definir su papel en el proyecto.

Asignar tareas y hacerlas visibles al resto de los miembros del proyecto

La clave de esta fase será la de hacer visible a todos lo que hemos de hacer de forma individual. No se trata tan solo de rendir ante otros sino de despertar la conciencia de lo que hacemos.

Por ejemplo, si el proyecto lo realizamos para un cliente externo querremos que forme parte activa del mismo. Él como cliente tendrá unas exigencias informativas y tal vez nos requiera saber quién hace qué, pero nosotros como directores necesitamos clarificar para que todos tengamos un entendimiento común del proyecto, dónde entrará el cliente a formar parte activa del proyecto, cuándo ha de dar su aprobación o dar por finalizado el proyecto.

Definir y utilizar un mecanismo de comunicación aceptado por todos

Aquí vemos una vez más la vinculación entre las personas y los sistemas de comunicación. Una característica de las comunicaciones es que han de estar planificadas y aprobadas por todos, este hecho hace que todos conozcamos cómo han de producirse y dónde entramos cada uno.

Es importante que dispongamos de un repositorio público en el que se informe de la situación del proyecto, sus actualizaciones, mecanismos de modificación y otras eventualidades. Ello propicia la comunicación abierta con el equipo y su implicación en el proyecto.

El sistema de información para la dirección de proyectos (PMIS)

  • El PMIS (del inglés Project Management Information System), es una herramienta imprescindible en la dirección de un proyecto. Se trata de un sistema automatizado que apoya al director del proyecto ayudándole a recopilar, integrar y difundir los resultados de los procesos de la dirección del proyecto. Al ser parte del entorno en el que se gestiona un proyecto, a veces suele considerarse un factor ambiental del mismo.
  • Se dice que la calidad de la dirección de un proyecto es con toda probabilidad un reflejo de la calidad de su PMIS. No es un simple mecanismo de reporte sino que debe aportar información extraordinaria, excepcional y estar centrado en áreas críticas que necesiten especial atención.
  • Gracias al PMIS todo el equipo contará con un sistema de referencia, informatizado, donde irá viendo el avance del proyecto y los eventuales retrasos y las medidas que se vayan tomando. El equipo y los interesados conocerán dónde está el proyecto respecto a su coste, cronograma y desempeño técnico.
  • El PMIS minimizará las opciones de que el director del proyecto y el resto de interesados reciban información por sorpresa y proporcionará la base para una toma de decisiones informada y para la ejecución del proyecto.
  • El PMIS mostrará al proyecto dentro de la organización, vinculado a otros proyectos: incluirá los departamentos involucrados e incluso el reporte automatizado de los indicadores de desempeño clave (*Key Performance Indicator*, KPI). Para ello el PMIS debe contar con un interface compatible con el sistema de información de la empresa.

No dejar espacio para las excusas

Cada uno es responsable de sus tareas. Con una buena comunicación todos sabremos qué hemos de realizar, por qué se nos van a pedir explicaciones. El carácter documentado de nuestras decisiones y el hecho de que éstas se vayan compartiendo imprimirá rigor a los pasos que se vayan dando, siendo difícil que de manera individual rechacemos nuestro compromiso.

Extracto del Curso Fundamentos de Dirección de Proyectos con Minecraft®

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