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Roles en PM2 (Spanish version)

, por certificacionpm

Los roles en PM2 desde el punto de vista de la Dirección de Proyectos

Source: Project Management Methodology Guide. Open Edition V.1.0. Pg 19. EC. CoEPM2

Como comentamos hace una semana, la metodología en Dirección de Proyectos promovida por la Comisión Europea, PM2,  empieza a traspasar el ámbito de la Administración Pública, y se prevé que su uso y certificación será de gran utilidad para los profesionales no sólo del ámbito público.

En este post quería comentaros sobre el rol de las personas en PM2. Si hay un aspecto que me

gusta de esta metodología, es el tratamiento que se da de los roles y de su definición y que no deja dudas de quién hace qué en la estructura de una empresa. Se indica quién es responsable de cada tarea, quién ejerce tareas de apoyo y quién ha de ser consultado o informado sobre cada actividad.

 1. Las capas del negocio

 

Como vemos, el eje de ordenadas (y) nos permite clasificar los roles según su ubicación en el negocio. Vamos a describir cada una de las capas para que tengas claro cómo ir visualizando los roles de tu proyecto.

1.1. Capa de gobierno del negocio

Es jerárquicamente la capa superior en una organización. Los comités que la conforman definen la estrategia del negocio. ¿Imaginas cuáles son sus responsabilidades? Efectivamente, se trata de la capa que decide sobre temas presupuestarios, de estrategia de negocio. Decide sobre inversiones y recursos.

1.2. Capa de gobierno

¿Quién reporta a la capa de gobierno de negocio y por lo tanto ha de estar perfectamente alineada con su estrategia y con la que se ha definido para con el proyecto? Se trata de la capa de gobierno, integrada por representantes de las capas de dirección y gestión que explico a continuación.

1.3. Capa de dirección

Por capa de dirección nos referimos a la que lidera el proyecto y la responsable del caso de negocio. Es la responsable de obtener los recursos necesarios y de monitorizar el desempeño del proyecto para que éste cumpla con los objetivos. Incluye dos roles concretos: el de Project Owner (PO) (Propietario del proyecto) y el de Solution Provider (SP) (Proveedor de soluciones).

1.4. Capa de gestión

Centrada en las operaciones del día a día, organiza, monitorea y controla el trabajo a realizarse para producir los entregables del proyecto e implementarlos en la organización. Reportan directamente a los miembros de la capa de dirección y está compuesta por el Business Manager (BM) (Director del negocio) y el project Manager (PM) (Manager del proyecto). Entre estos dos roles tiene que haber mucho entendimiento.

1.5. Capa de ejecución

Se trata de los profesionales que ejecutan el proyecto. encargados de producir los entregables y de implementarlos. Ellos reportan a los miembros de la capa de gestión. Esta compuesta por los roles de Business Implementation Group (BIG) (Grupo de implementación del negocio) y el Project Core Team (PCT) (Equipo ejecutor del proyecto).

2. Los roles por capas

 

 

Ya hemos visto que la estructura de una empresa define un escenario para el trabajo, en el que los representantes de cada capa o estrato en la misma, tienen asignados unos roles y unas responsabilidades. Desde roles estratégicos hasta roles ejecutores y de apoyo, pasando por roles gestores. Dentro de cada capa, los roles se dividen a su vez en aquellos propios del cliente, y los propios de un proveedor. Veamos cómo quedan clasificados los siguientes roles:

  • Comité de gobierno
  • Project Steering Committee (PSC) (Comité de dirección del proyecto)
  • Project Owner (PO) (Propietario del proyecto), Solution Provider (SP) (Proveedor de soluciones)
  • Business Manager (BM) (Manager del negocio), Project Manager (PM) (Manager de proyecto)
  • Business Implementation Group (BIG) (Grupo de implementación del negocio), Project Core Team (PCT) (Equipo ejecutor del proyecto)
  • Project Support Team (PST) (Equipo de apoyo al proyecto).

Para cada uno de ellos fíjate:

  1. Si se trata de órgano de gobierno, de toma de decisión, ejecutor, operativo o de apoyo
  2. Si se trata de un tipo de rol: Decisorio clave, clave u opcional
  3. Si es un rol propio de cliente o de proveedor
  4. Si se trata de un rol representado por un grupo o por personas, a título individual
  5. Incluyo algunas atribuciones al rol, extractadas de PM2 methodology

2.1. (AGB) Appropriate Governance Body. Comité de gobierno

  • Es un órgano de gobierno.
  • Es un órgano decisorio clave.
  • Se aplica tanto al cliente como al proveedor.
  • Es un rol en grupo (no individual).
  • Algunos de sus cometidos clave son:
    • Definir la estrategia corporativa y de negocio
    • Definir del porfolio para cumplir objetivos estratégicos
    • Planificar la estrategia: identificar, evaluar y autorizar programas y proyectos que apoyen dicha estrategia
    • Monitorizar y controlar el desempeño del porfolio para que se mantenga centrado en los objetivos marcados
    • Optimizar y gestionar los recursos y beneficios del porfolio

2.2. (PSC) Project Steering Committee. Comité de dirección del proyecto

  • Es un órgano de consejo y de toma de decisión.
  • Es un órgano decisorio clave.
  • Se aplica tanto al cliente como al proveedor.
  • Es un rol en grupo (no individual). Incluye de manera permanente a:
    • Project Owner (PO) (Propietario del proyecto)
    • Business Manager (BM) (Manager del negocio)
    • Solution Provider (SP) (Proveedor de soluciones)
    • Project Manager (PM) (Manager de proyecto)
  • Algunos de sus cometidos clave son:
    • Apoyar al proyecto y hacer que la dirección general tome conciencia del mismo
    • Se asegura que el proyecto se adhiere a las normas y políticas vigentes
    • Monitorea el proyecto de forma genérica
    • Autoriza desviaciones al plan y al alcance de alto impacto
    • Arbitra conflictos
    • Gestiona los cambios organizativos causados por el proyecto
    • Aprueba y firma los principales artefactos del proyecto (caso de negocio, acta de constitución, plan de trabajo del proyecto… En otro post hablaremos de ellos)

2.3. Project Owner (PO), Propietario del proyecto y Solution Provider (SP), Proveedor de soluciones

 

 

 

Se trata de dos roles propios de la capa de dirección, pero el primero es el que designa al rol desde el punto de vista del cliente, y el segundo desde el proveedor.

2.3.1. Project Owner (PO), Propietario del proyecto

El Project Owner es el decisor clave del proyecto y responsable del éxito del mismo.  

  • Es un órgano con cierto poder de decisión.
  • Es un rol clave.
  • Es un rol de cliente.
  • Es un rol individual.
  • Preside el (PSC) Project Steering Committee. Comité de gobierno del proyecto
  • Algunos de sus cometidos clave son:
    • Actuar como líder del proyecto, apoyando su éxito
    • Proporciona liderazgo y dirección estratégica al Business Manager (BM) (Manager del negocio) y al Project Manager (PM) (Manager de proyecto)
    • Desglosa los objetivos del negocio y define el Caso de negocio del proyecto
    • Es responsable de los riesgos y se asegura de que los resultados del proyecto estén alineados con los objetivos y prioridades del negocio.
    • Moviliza los recursos según el presupuesto
    • Coordina la resolución de conflictos
    • Aprueba y firma los principales artefactos del proyecto (manual del proyecto, plan de gestión del proyecto, plan de implementación de negocio… En otro post hablaremos de ellos)

2.3.2. Solution Provider (SP), Proveedor de soluciones

El Solucion Provider asume la responsabilidad de los entregables del proyecto

  • Es un órgano con cierto poder de decisión.
  • Es un rol clave.
  • Es un rol de proveedor.
  • Es un rol individual.
  • Rol clave en el (PSC) Project Steering Committee. Comité de gobierno del proyecto
  • Algunos de sus cometidos clave son:
    • Representa el interés de los diseñadores, creadores, ejecutores de los entregables del proyecto
    • Puede ayudar al PO a definir el caso de negocio y sus objetivos
    • Asume la responsabilidad de la contabilidad el proyecto relativa a entregables y servicios, cuando se lo pida el PO
    • Moviliza los recursos necesarios desde el punto de vista del proveedor y designa al Project Manager (PM)

2.4. Business Manager (BM), Manager del negocio, Project Manager (PM), Manager de proyecto

 

Se trata de dos roles propios de la capa de dirección, pero el primero es el que designa al rol desde el punto de vista del cliente, y el segundo desde el proveedor.

2.4.1. Business Manager (BM) (Manager del negocio)

El Business Manager representa al Project Owner en el día a día y colabora estrechamente con el Project Manager.

  • Es un órgano ejecutor.
  • Es un rol clave.
  • Es un rol cliente.
  • Es un rol individual.
  • Rol clave en el (PSC) Project Steering Committee. Comité de gobierno del proyecto
  • Algunos de sus cometidos clave son:
    • Apoya al Project Owner (PO) definiendo los detalles del proyecto y los objetivos del negocio principales.
    • Establece y garantiza una buena cooperación y canales de comunicación con el Project Manager (PM).
    • Se asegura de que los entregables del proyecto satisfagan las necesidades del usuario.

2.4.2. Project Manager (PM), Manager de proyecto

El Project Manager (PM) gestiona el proyecto en el día a día y es responsable de la entrega cualitativa del producto dentro de las limitaciones indicadas.

  • Es un órgano ejecutor.
  • Es un rol clave.
  • Es un rol proveedor.
  • Es un rol individual.
  • Rol clave en el (PSC) Project Steering Committee. Comité de gobierno del proyecto
  • Algunos de sus cometidos clave son:
    • Propone y ejecuta los planes del proyecto aprobados por el Project Steering Committee (PSC)
    • Gestiona y coordina las actividades del Project Core Team (PCT), haciendo un uso óptimo de los recursos.
    • Se asegura de que los objetivos del proyecto se consiguen con la calidad requerida, dentro del tiempo y los costos aprobados e introduce medidas correctivas o preventivas si fuese necesario.
    • Gestiona las expectativas de los interesados.
    • Responsable de crear todos los artefactos del proyecto (hablaremos de ellos en post posteriores)
    • Es responsable de que el proyecto permanezca bajo control, implementa el Plan de gestión del cambio
    • Es responsable de notificar sobre El Progreso del proyecto al Project Steering Committee (PSC)
    • Escala los problemas que no puede resolver al Project Steering Committee (PSC)
    • Es el enlace entre las capas directivas y ejecutoras del proyecto

2.5. Business Implementation Group (BIG) (Grupo de implementación del negocio) y al Project Core Team (PCT) (Equipo ejecutor del proyecto)

Se trata de dos roles propios de la capa de ejecución, pero el primero es el que designa al rol desde el punto de vista del cliente, y el segundo desde el proveedor.

2.5.1. Business Implementation Group (BIG) (Grupo de implementación del negocio)

El Business Implementation Group (BIG) está compuesto por representantes del negocio y grupos de usuarios.

2.5.1.1. Representates del negocio

Son los responsable de la implementación de los cambios del negocio necesario para que la organización sea capaz de integrar efectivamente los entregables del negocio en el trabajo del días a día. Son parte del Business Implementation Group (BIG).

  • Es un órgano operativo.
  • Es un rol clave.
  • Es un rol cliente.
  • Es un rol en grupo (no individual).
  • Participará en el (PSC) Project Steering Committee cuando sea requerido.
  • Algunos de sus cometidos clave son:
    • Bajo la coordinación del Business Manager (BM), el Business Implementation Group (BIG) planifica e implementa las actividades necesarias para conseguir los cambios de negocio deseados tal y como se describen en el caso de negocio.
    • Analiza el impacto de la implementación del proyecto en operaciones que se están llevando a cabo y en procesos de negocio actuales, así como en la cultura y en las personas de la organización.
    • Participa en el diseño y actualización de cualquier proceso que se vea afectado
    • Aconseja al Business Manager (BM) sobre la situación de la organización relativa al cambio
    • integra los entregables del proyecto en las operaciones del negocio e implementa las actividades de cambio en la empresa que refuerzan el alcance del proyecto
2.5.1.2. Grupos de usuarios

Representan los intereses de los usuarios finales del proyecto. Son parte del Business Implementation Group (BIG) y es muy importante que estén involucrados durante toda la vida del proyecto. Ello nos asegura que conocen lo que está sucediendo con el proyecto, están motivados e involucrados con el mismo. Validarán los requerimientos en intervalos regulares lo que asegura que los entregables son adecuados para los propósitos del negocio.

  • Es un órgano operativo.
  • Es un rol clave.
  • Es un rol cliente.
  • Es un rol tanto en grupo como individual.
  • Participará en el (PSC) Project Steering Committee cuando sea requerido.
  • Algunos de sus cometidos clave son:
    • Ayuda en la configuración de necesidades y requerimientos del negocio
    • Se asegura de que las especificaciones del proyecto y sus entregables cumplen con las necesidades de todos los usuarios
    • Aprueba las especificaciones del proyecto y los creeros de aceptación en beneficio denso usuarios
    • Comunica y prioriza las opiniones de los usuarios en el Project Steering Committee (PSC) y se asegura de que son tenidas en cuenta
    • Participa en pilotos y demostraciones

2.5.2. Project Core Team (PCT) (Equipo ejecutor del proyecto)

Se trata de roles especialistas responsables de la creación de los entregables de los proyectos. Su composición y estructura depende del tamaño y tipo del proyecto. Dentro del equipo destacan dos roles: el de Contractor’s Project manager (CPM), que es un rol opcional y que interviene bajo petición, y el de Assistant Project manager (APM) que también es un rol opcional y está relacionado con proyectos de grandes dimensiones.

  • Es un órgano operativo.
  • Es un rol clave.
  • Es un rol proveedor.
  • Es un rol en grupo (no individual).
  • Participará en el (PSC) Project Steering Committee cuando sea requerido.
  • Algunos de sus cometidos clave son:
    • Contribuye en el desarrollo del alcance del proyecto y la planificación de las actividades del proyecto
    • Ejecuta las actividades basado en el plan de trabajo del proyecto y en su calendario
    • Produce entregables del proyecto
    • Proporciona información sobre le progreso de las actividades al Project Manager (PM)

2.6. Project Support Team (PST) (Equipo de apoyo al proyecto)

 

Son profesionales que apoyan en el proyecto. Su composición y estructura depende del proyecto y son nombrados por el Project manager (PM). Es un rol que puede asumirse tanto por los miembros del equipo como por un equipo concreto o ser transversal a la organización. Son ejemplos de este rol, la Project Support Office (PSO) (Oficina de apoyo al proyecto) o la Project Quality Assurance (PQA) (Aseguramiento de la calidad del proyecto).

  • Es un órgano de apoyo.
  • Es un rol opcional.
  • Es un rol proveedor.
  • Es un rol en grupo (no individual).
  • Participará en el (PSC) Project Steering Committee cuando sea requerido.
  • Algunos de sus cometidos clave son:
    • Proporciona apoyo administrativo al proyecto
    • Define los requerimientos para el reporte y la comunicación
    • Gestiona la documentan cides proyecto, sus revisiones, archivo…

 

Esta información ha sido extractada de PM2 Methodology. Puedes ampliarla en la comunidad PM2, en le project wiki o en la página del producto.