Formación

El acta de constitución del proyecto. ¿Por qué es importante?

por certificacionpm

En el PMBOK vemos múltiples referencias al acta de constitución del proyecto, en especial asociada a los primeros pasos del mismo.

Todo proyecto comienza con una idea, que una vez aprobada es necesario traducir y plasmar en un documento en el que las diferentes partes interesadas puedan volcar sus expectativas y valoraciones del producto o servicio esperado; un documento en el que queden reflejados los posibles riesgos e incertidumbres que se perciban; tal vez se podrán especificar los criterios que hacen que el proyecto se considere exitoso para cada uno de los interesados e incluso el desarrollo de un cronograma tentativo. En definitiva, lo que necesitamos tras haberse aprobado una idea es un documento de autorización del proyecto que sea conocido y reconocido por toda la empresa y los interesados.

El acta de constitución del proyecto, como punto de encuentro y de partida:

  • Implica el reconocimiento de que un proyecto tiene que hacerse, de que tiene un sentido en el contexto de una empresa. Como director de proyectos encontrará en el acta un firme aliado en su gestión.

  • Anunciará formalmente que el proyecto es importante para la empresa y que está aprobado por el comité designado a tal efecto. Es pues una voluntad directiva y estratégica que el proyecto se realice.

  • Permitirá que directores y empleados tengan un mismo punto de encuentro, sin dudas ni contradicciones. El acta indicará cuáles son los objetivos del proyecto de forma que todos podrán aunar esfuerzos, sin fisuras.

  • Indicará a la empresa que éste es un proyecto a cuidar, lo que en términos de negocio se traduce en que se le asignarán recursos materiales y personales, físicos, un espacio, un presupuesto y unas infraestructuras.

  • Nombrará al director del proyecto, ello le investirá de autoridad y poder para gestionar sus recursos, siempre dependiendo del tipo de estructura de la empresa.

Dada su relevancia, no es de extrañar que en examen PMP sean varias las preguntas que hagan referencia a las consecuencias de proceder sin un acta de constitución o la responsabilidad de un director de proyectos de hacer ver la importancia de contar con ella antes de acometer el proyecto.

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