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“La nueva gestión de proyectos: ¿cómo ser ágil y predictivo a la vez? ” por Richard Balet

, por Claudia
  La nueva gestión de proyectos: ¿cómo ser ágil y predictivo a la vez? La gestión de proyectos está dando un giro de 180 grados. Las tecnologías de la información y las nuevas relaciones entre las personas están fomentando un nuevo tipo de Project Management. Las empresas se ajustan a los nuevos requisitos de un […]

 

La nueva gestión de proyectos: ¿cómo ser ágil y predictivo a la vez?

La gestión de proyectos está dando un giro de 180 grados. Las tecnologías de la información y las nuevas relaciones entre las personas están fomentando un nuevo tipo de Project Management. Las empresas se ajustan a los nuevos requisitos de un mercado cada vez más competitivo y saturado. La complejidad de los proyectos aumenta exponencialmente y, la velocidad y el acierto son los dos elementos principales que busca cualquier organización.

Mi experiencia como consultor optimizando procesos de innovación para diferentes empresas, me enseñó que éstas no siguen una metodología específica y sistematizada.

Cada organización se comporta de manera diferente según su cultura, tipo de producto, protocolos a seguir y su relación con el cliente final. Sin embargo, los problemas a los que se enfrentan en la gestión de sus proyectos son muy similares.

Las soluciones obtenidas en unos sectores, también pueden ser muy beneficiosas en otros. De modo que, si nos centramos en técnicas concretas y estandarizadas de gestión, no estaremos aprovechando todo el potencial de las demás prácticas. A pesar de que existen muchos tipos de organizaciones, los problemas a los que se enfrentan todas las empresas, en cuanto a la gestión de sus proyectos, suelen ser conflictos de índole humano, por lo que son extrapolables a la gran mayoría de sectores.

Además, los proyectos se vuelven cada vez más complejos. Las industrias que necesitan una predicción exacta, también demandan soluciones que les permitan gestionar mejor la incertidumbre. Y viceversa, los sectores basados en métodos ágiles necesitan de predicciones para entregar sus proyectos en plazos y según el presupuesto estimado. Y es que, siempre deberíamos tener una estimación de cargas de trabajo, plazos, especificaciones y recursos mediante la aplicación de técnicas predictivas.

Las herramientas y tecnologías actuales nos permiten combinar ambas técnicas de manera sencilla e inmediata. Gracias a ellas, podemos aplicar técnicas basadas en la lógica PERT y CPM, mientras trabajamos nuestro día a día con Scrum o Kanban. Podemos hacer predicciones a medio plazo y simular cambios en cuestión de segundos, antes de tomar cualquier decisión.

¿Cómo ser ágil y predictivo a la vez?

Cada vez es mas sencillo. Tan sólo nos hace falta una herramienta de planificación potente y un Project Manager que comprenda cada uno de los requerimientos del proyecto. Con estas dos técnicas, podemos calcular la ruta crítica de un proyecto complejo —algo que sin un software de planificación puede resultar una misión imposible—, y además aplicar técncias de Valor Ganado a cada escenario, pulsando un botón y esperando menos de lo que se tarda en cambiar una tarjeta Kanban de un lado a otro.

Las técnicas predictivas se convierten en nuestro gran aliado, siempre que las dotemos de flexibilidad. Gracias a ella, calcularemos automáticamente la ruta óptima, adecuada a cada momento del proyecto. Al mismo tiempo, podemos hacer tantas modificaciones como necesitemos para valorar los distintos escenarios y el impacto que estos cambios tienen en la planificación. Que el resultado de aplicar el cambio ¿es bueno? Se implementa la nueva planificación y listo. De esta manera, no tenemos que tener miedo a los cambios que pueden suponer modificar el presupuesto, reajustar las especificaciones o modificar los tiempos que van asociados a técnicas ágiles de gestión.

Todo lo que nos puede aportar el mixto: ágil-predictivo

Con métodos que combinen los beneficios de ambas técnicas, podremos estimar el camino crítico y los posibles cuellos de botella a los que una decisión ágil puede llevarnos antes de tomarla; obtener un flujo de trabajo realista optimizado en base a la disponiblidad de nuestros recursos durante un spring; o ajustar la planificación al presupuesto cada dos semanas. Al mismo tiempo, estaremos gestionando nuestros proyectos de manera ágil y flexible. Gestionaremos la incertidumbre, mientras controlamos el riesgo y la planificación.

Los proyectos se desarrollan en entornos cada vez más complejos. Afortunadamente, vivimos en un momento muy interesante en cuanto a innovación tecnológica. Debemos aprender a confiar en el desarrollo de sistemas potentes que nos permitan predecir las cosas de manera ágil.

Verse en la tesitura de tener que decidir entre técnicas ágiles o predictivas para la gestión de un proyecto, a día de hoy se convierte en un planteamiento arcaico. Sólo combinando ambas, podemos darnos cuenta de que su potencia combinada multiplica su efectividad de manera exponencial.

Este artículo ha sido escrito por: 

  • Richard Balet. Fundador y CEO de Sinnaps, software de gestión de proyectos profesionales. Durante más de diez años ha trabajado como asesor y consultor para la optimización de procesos de innovación, estrategia y operaciones. Ha colaborado en múltiples proyectos de I+D+i en empresas de referencia como Philips o Roca. Su experiencia y carrera profesional le ha llevado a crear Sinnaps, una potente herramienta online para la gestión de proyectos que responde a las necesidades reales de las empresas y maximiza la probabilidad de éxito de sus proyectos.
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